Obowiązek informacyjny w zakresie ochrony danych osobowych dla Pracownika WZE S.A.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Dz. Urz. UE L. 119 z 04.05.2016 r., str. 1, nazwanego dalej RODO informujemy, że:
- Administratorem Państwa danych osobowych („ADO”) są WZE S.A. z siedzibą
w Zielonce (05-220), przy ul. 1 maja 1, KRS:0000296158, NIP: 125-00-00-071, tel. 22 781 99 71, e-mail: wze@wze.com.pl - Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych – Pana Ryszarda Kruszewskiego z którym
w sprawie ochrony Państwa danych osobowych można kontaktować się z poprzez kontakt elektroniczny, pod adresem e-mail: iod@wze.com.pl, kontakt telefoniczny pod numerem telefonu +48 22 781 99 71 w. 395 oraz pod adresem siedziby firmy w pokoju nr 201. - Cele i podstawy przetwarzania.
Administrator jako pracodawca będzie przetwarzał Państwa dane osobowe w następujących celach:
- a)realizacji zawartej umowy o pracę (art. 6 ust.1 lit. b RODO) przez okres zatrudnienia;
- b)prowadzenia dokumentacji pracowniczej – w celu realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu pracy, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach2 oraz rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b RODO) – przez 10 lat po ustaniu zatrudnienia, chyba, że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania;
- c)wypełnienia obowiązków pracodawcy wobec pracowników wynikających z ogólnie obowiązujących oraz wewnętrznych przepisów prawa pracy i wykonywania szczególnych praw Administratora
w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust.2 lit. b RODO) – przez okres zatrudnienia; - d)realizacji obowiązków BHP – w celu realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu pracy, rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP i innych przepisów prawa pracy, jeżeli są stosowane również wobec osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust.2 lit. b RODO) – przez okres wymagany przepisami prawa, w stosunku do dokumentacji powypadkowej (w tym protokół powypadkowy) okres ten wynosi 10 lat;
- e)profilaktyki zdrowotnej i/lub medycyny pracy do oceny zdolności do pracy, zapewnienia diagnostyki, opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego pracownika (art. 9 ust 2 lit. h RODO);
- f)realizacji obowiązków wobec ZUS – w celu realizacji obowiązków płatnika składek emerytalno-rentowych wynikających z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych5, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust.2 lit. b RODO) – przez 10 lat w zakresie przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstaw wymiaru emerytury lub renty;
- g)realizacji obowiązków podatkowych – w celu realizacji obowiązków płatnika podatku dochodowego wynikających z Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
i innych przepisów podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez 5 lat od końca roku kalendarzowego; - h) obowiązków księgowo – rachunkowych – w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy
o rachunkowości , Ordynacji podatkowej oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 6 ust.1 lit. c RODO) – przez 5 lat od końca roku rozliczeniowego, w którym nastąpiło zdarzenie; - i)– zapewnienia ciągłości działania – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy (art. 6 ust.1 lit. f RODO) polegającego na ochronie swoich interesów gospodarczych w zakresie realizacji zadań po ustaniu stosunku pracy z pracownikiem, który je dotychczas realizował – przez okres niezbędny do przejęcia powyższych obowiązków przez innego pracownika lub podmiotu działającego na rzecz pracodawcy, lecz nie dłużej niż przez okres 3 miesięcy po ustaniu zatrudnienia;
- j)analitycznych, naukowych, historycznych, budowania wiedzy o Pracownikach oraz w celu badania satysfakcji Pracowników w związku z realizacją prawnie uzasadnionego w tym interesu (podstawa art. 6 ust 1 lit. f RODO).
- k)niezbędnym do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, przy wykorzystaniu systemu monitoringu poczty elektronicznej, monitoringu systemów informatycznych, monitoringu wejść/wyjść na teren zakładu – kontrola dostępu (podstawa Kodeks pracy oraz art. 6 ust 1 lit. f RODO) – przez okres zatrudnienia;
- l)udostępnienia służbowych danych pracowników na stronie internetowej/ platformie zakupowej (podstawa art. 6 ust 1 lit. f RODO);
- m)ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącym realizacją prawnie uzasadnionego interesu ADO (podstawa art. 6 ust 1 lit. f RODO) – przez okres zatrudnienia i okres w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z zatrudnieniem, w przypadku toczącego się postępowania sądowego – przez okres trwania postępowania aż do czasu jego prawomocnego zakończenia;
- n)archiwalnych (dowodowych) będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (podstawa art. 9 ust 2 lit. f RODO) – przez okres zatrudnienia
i okres w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z zatrudnieniem, w przypadku toczącego się postępowania sądowego – przez okres trwania postępowania aż do czasu jego prawomocnego zakończenia; - o)prowadzenia szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz w celu realizacji uprawnienia zawartego w art. 22 2 Kodeksu prac – przez okres 3 miesięcy od nagrania obrazu;
- p)przetwarzania wizerunku pracownika np. umieszczenia wizerunku w Intranecie, wewnętrznym systemie Pracodawcy, w firmowej gazecie, newsletterze, na identyfikatorze służbowym, na stronie www, na profilach Pracodawcy w mediach społecznościowych, w materiałach marketingowych Pracodawcy – będących realizacją prawnie uzasadnionych interesów Pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających na zapewnieniu właściwej organizacji pracy (usprawnienie procesu zarządzania i komunikacji wewnętrznej), konieczności prowadzenia akcji promocyjnych Pracodawcy – przez okres zatrudnienia;
- Czas przetwarzania Państwa danych osobowych związany jest ze wskazanymi powyżej celami ich przetwarzania. W związku z powyższym dane osobowe będą przetwarzane do czasu realizacji celów wskazanych w p. 3, a następnie przez czas, w którym przepisy prawa nakazują Administratorowi przechowywanie danych.
- Prawo osoby, której dane dotyczą. Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych przysługuje Państwu prawo do dostępu do swoich danych, prawo do otrzymania kopii danych, prawo do ich sprostowania (poprawienia), do usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, do przenoszenia danych. Jeśli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, osobie której dane dotyczą nie przysługuje prawo do przenoszenia danych, usunięcia danych ani prawo do wniesienia sprzeciwu.
Z tych praw mogą Państwo skorzystać, składając wniosek drogą pocztową na adres siedziby Administratora lub osobiście w siedzibie Spółki.
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dane kontaktowe: Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 606-950-000
7. Odbiorcy danych. Państwa dane osobowe są udostępniane uprawnionym podmiotom, na podstawie przepisów prawa, które współdziałają z Administratorem przy realizacji celów przetwarzania określonych w p. 3., które świadczą usługi na rzecz Administratora danych, czyli WZE S.A. i którym te dane są udostępniane/powierzane np. dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznym, adwokatom i radcom prawnym, podmiotom świadczącym usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, szkoleniowe, organizacyjne, pocztowe, kurierskie, podmiotom świadczącym usługi ochrony, agencjom reklamowym, które współpracują z Pracodawcą, Spółkom
w ramach Grupy PGZ, instytucjom naukowym, organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Podmioty, którym zostaną udostępnione dane osobowe, zobowiązują się do zachowania poufności oraz wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, gwarantujących ochronę powierzonych danych osobowych. Państwa dane osobowe będą również udostępnione partnerom, kontrahentom
i klientom, wyłącznie w zakresie danych służbowych, a w pozostałym zakresie wyłącznie po uzyskaniu odrębnej, dobrowolnej zgody pracownika.
8. Przesyłanie danych osobowych do państwa trzeciego. Dane osobowe mogą być przekazywane do odbiorców
w krajach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego („państwa trzecie”) wyłącznie jeśli jest to niezbędne do wykonywania umów z kontrahentami Administratora. Jakiekolwiek inne przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego może mieć miejsce po uzyskaniu Państwa zgody.
9. Podanie danych osobowych jest obligatoryjne dla procesów przetwarzania związanych z obowiązkami Pracodawcy i/lub Pracownika wynikającymi z przepisów prawa.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji. W trakcie przetwarzania danych osobowych żadne decyzje dotyczące Państwa, nie będą zapadać automatycznie oraz nie będą tworzone żadne profile, co oznacza, że nie będą podejmowane działania, o których mowa w art. 22 ust 1 i 4 RODO.
Potwierdzam zapoznanie się z powyższą informacją dot. przetwarzania moich danych osobowych.
……………………………………
(data, podpis pracownika)
W związku z art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, udzielam Pracodawcy zgody na rozpowszechnianie mojego wizerunku w celu umieszczenia wizerunku na identyfikatorze służbowym oraz zamieszczania wizerunku na stronie www/ blogu/ profilach Pracodawcy w mediach społecznościowych/
w ofertach kierowanych do klientów/ w materiałach marketingowych Pracodawcy/ innych, na czas zatrudnienia
u Pracodawcy, a po zakończeniu zatrudnienia, przez okres niezbędny do wprowadzenia zmian.
……………………………………
(data, podpis pracownika)
Na podstawie art.81 ust.1ustawy z 4 kwietnia 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych
(Dz.U. z 2017 r. poz.880 ze zm.) zezwalam na nieodpłatne utrwalanie i rozpowszechnianie mojego wizerunku
w postaci fotografii wykonanej w trakcie imprezy firmowej (targi, jubileusz, konferencja itp.) organizowanej przez
WZE S.A. Wyrażam również zgodę na nieodpłatne utrwalenie i rozpowszechnianie mojego wizerunku na ww. fotografii na terenie kraju do celów marketingowych i handlowych przez jego zamieszczenie na stronie firmowej www., w intranecie, gazetce zakładowej oraz na tablicy informacyjnej w zakładzie pracy. Nadto oświadczam, że nieodpłatna zgoda na utrwalenie i rozpowszechnianie mojego wizerunku obejmuje także wykorzystanie, utrwalanie, zwielokrotnienie, kopiowanie, rozpowszechnianie, obróbkę, opracowanie i powielanie wizerunku dowolną techniką bądź za pośrednictwem dowolnego medium na potrzeby opublikowania we wskazanych celach. Oświadczam, że niniejsza zgoda do ww. celów następuje bez ograniczeń czasowych
i terytorialnych, w szczególności zgoda do ww. celów obejmuje także okres po ustaniu stosunku pracy. Przeniesienie niniejszego zezwolenia oraz wszelkich praw z nim związanych na osobę lub podmiot trzeci nie wymaga mojej uprzedniej zgody na taką czynność i następuje nieodpłatnie.
……………………………………
(data, podpis składającego oświadczenie)
……………………………………
(data, podpis przyjmującego oświadczenie)