Zakup oprogramowania serwerowego Microsoft Project Server w Wojskowych Zakładach Elektronicznych S.A.

Zarząd
Wojskowych Zakładów Elektronicznych S.A.
z siedzibą w Zielonce, ul. 1 Maja 1, 05-220 Zielonka,
tel. 22 781-99-71, fax 22 771-82-07,
Regon 000173249, NIP 125-00-00-071,

zaprasza zainteresowane podmioty gospodarcze do składania
ofert w postępowaniu przetargowym na:

„Zakup oprogramowania serwerowego Microsoft Project Server w Wojskowych Zakładach Elektronicznych S.A.”

 

Organizatorem postępowania jest Zarząd Wojskowych Zakładów Elektronicznych S.A. z siedzibą w Zielonce, ul. 1 Maja 1, 05-220 Zielonka, tel. 22 781-99-71, fax 22 771-82-07,Regon 000173249, NIP 125-00-00-071,

Postępowanie ma charakter przetargu nieograniczonego.

I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest implementacja systemu zarządzania projektami (portfel projektów) Project Server w Wojskowych Zakładach Elektronicznych WZE S.A. System ma na celu usprawnić realizację i kontrolę projektów oraz udostępniać kadrze zarządzającej bieżącą i aktualną informację o stanie portfela projektów w organizacji.

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia zamawiający wymaga dostarczenia wymienionych poniżej licencji, lub innych gwarantujących zapewnienie wymaganej w pkt. II funkcjonalności systemu informatycznego:

  1. SQL Server Standard Edition – 1 szt.
  2. SQL CAL – 30 szt.
  3. SharePoint Enterprise Server -1 szt.
  4. SharePoint Standart CAL – 30 szt.
  5. SharePoint Enterprise CAL – 30 szt.
  6. Project Server – 1 szt.
  7. Project Server – 30 szt.

II. FUNKCJONALNOŚĆ SYSTEMU INFORMATYCZNEGO

System informatyczny do zarządzania portfelem projektów w organizacji powinien posiadać następujące funkcjonalności:

  1. Śledzenie realizacji i aktualnego stanu portfela projektów.
    System na podstawie gromadzonych informacji, w tym harmonogramów projektów, dokumentacji, metadanych projektów, ma umożliwić prezentację aktualnego stanu realizacji całego portfela projektów. Dostęp do informacji powinien być realizowany za pomocą raportów i dedykowanych pulpitów zarządczych. Generowane w systemie raporty mają bazować na cyklicznie dostarczanych informacjach operacyjnych wprowadzanych przez kierowników projektów lub innych interesariuszy zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia.
  2. Grupowanie projektów w programy, nadawanie priorytetów projektom i programom w ramach realizowanego portfela.

System powinien umożliwić tworzenie, parametryzację oraz priorytetyzację projektów i programów za pomocą wbudowanych funkcjonalności, zgodnie z założeniami strategii biznesowej organizacji.

  1. Optymalizacja zarządzania zasobami, a szczególnie monitorowanie globalnego zaangażowania poszczególnych osób w pracę w projektach.

System powinien dostarczyć możliwość zarządzania centralną pulą zasobów organizacji z jednego miejsca, co pozwoli poszczególnym kierownikom projektów  na alokowanie zasobów w swoich projektach z uwzględnieniem ich zaangażowania w innych projektach w organizacji. Wskazane jest, aby zestaw wbudowanych narzędzi programu do zarządzania projektami umożliwił sprawne weryfikowanie ewentualnych konfliktów (nadmiernych alokacji) oraz optymalne wykorzystanie potencjału zasobów w organizacji.

  1. Zarządzanie projektami z perspektywy kosztu i czasu, weryfikacja harmonogramów projektów w ujęciu plan vs wykonanie oraz weryfikacja odchylenia harmonogramu od wskazanego planu bazowego.
    Konieczne jest, aby dostępne w systemie funkcjonalności umożliwiły precyzyjne planowanie zakresu realizowanych przedsięwzięć z uwzględnieniem terminu i kosztów realizacji poszczególnych prac. Harmonogram projektu powinien być tak sparametryzowany, aby wskazywał kluczowe zadania, zakres, terminy ostateczne oraz budżet zadań zgodnie z podpisanymi zobowiązaniami. Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za monitorowanie portfela projektów musi mieć możliwość śledzenia odchyleń od pierwotnych założeń za pomocą utworzonych planów bazowych, które zostaną zapisane zgodnie z przyjętą metodyką w organizacji.
  2. Sprawne budżetowanie projektu w oparciu o różne kategorie kosztów w fazie inicjacji oraz zarządzanie budżetem na etapie realizacji projektu.

System powinien zapewnić sprawne i precyzyjne tworzenie budżetu projektu w oparciu o różne kategorie kosztów (m.in. praca, materiał, koszt, zakup inwestycyjny). Uwzględniona powinna być również możliwość planowania i rozliczania płatności częściowych.

  1. Zdefiniowanie oraz kontrola wskaźników ekonomicznych realizacji projektów.
    Rozwiązanie powinno zapewnić możliwość zdefiniowania oraz kontroli wskaźników ekonomicznych realizacji projektów, programów oraz całych portfeli. Na podstawie danych zgromadzonych w systemie możliwe być musi zastosowanie jednolitych wskaźników ekonomicznych w stosunku do określonych typów projektów, tym samym umożliwiając szybką identyfikację projektów ważnych dla organizacji ze względu na planowane budżety. Monitorowanie wskaźników oraz budżetu w ujęciu plan vs wykonanie ma umożliwić osobom decyzyjnym podejmowanie kluczowych decyzji inwestycyjnych oraz organizacyjnych. Zakłada się również możliwość modyfikacji (optymalizacji) wskaźników ekonomicznych w trakcie wykorzystania systemu na bazie dostarczonych informacji i wniosków tak aby w pełni zaspokoić strategiczne potrzeby organizacji.
  2. Sprawna komunikacja w zespole projektowym oraz w obrębie portfolio (wymiana informacji, plików, baza dokumentów, zarządzanie zadaniami, przegląd projektu).

Każdy projekt w systemie powinien posiadać dedykowaną przestrzeń do gromadzenia informacji oraz komunikacji zespołowej. Wymagane jest, aby narzędzie pozwalało na archiwizowanie dokumentacji, zarządzanie uprawnieniami dostępu, jak również wspólną pracę nad dokumentami przez wielu użytkowników z wykorzystaniem funkcji co-authoringu.

  1. Zarządzanie ryzykiem oraz cyklem życia projektu.

Niezbędne jest, aby rozwiązanie dostarczyło możliwość rejestracji oraz zarządzania ryzykiem w projektach z uwzględnieniem atrybutów i odpowiedniej ścieżki akceptacyjnej zgodnie z przyjętą metodyką. Ponadto przeglądanie i weryfikację ryzyk w celu zaplanowania odpowiednich działań.

  1. Baza wiedzy o przedsięwzięciach firmowych i archiwum dokumentacji projektowej.
    Rozwiązanie powinno zapewnić możliwość utworzenia dedykowanych repozytoriów, za pomocą których użytkownicy będą mogli uzyskać dostęp do szablonów dokumentacji, przypadków użycia konkretnych funkcjonalności systemu, archiwalnych danych projektowych oraz np. listy najczęściej zadawanych i udzielanych odpowiedzi ang. FAQ.
  2. Administracja systemu.

Wymagane jest, aby rozwiązanie umożliwiło administratorowi biznesowemu sprawne zarządzanie systemem i kontrolowanie dostępu wszystkich użytkowników do informacji projektowych. Użytkownicy powinni uzyskać dostęp do projektu na odpowiednim poziomie zgodnie z rolą pełnioną w danym projekcie, programie czy portfelu. System powinien też umożliwić integrację modelu zabezpieczeń z funkcjonującą w organizacji usługą katalogową Active Directory, zapewniając tym samym korzystanie z systemu w oparciu o jednolity w organizacji model autoryzacji.

III. ZAKRES WDROŻENIA

  1. Przygotowanie infrastruktury systemowej (instalacja odpowiednich serwerów oprogramowania oraz innych komponentów w środowisku zwirtualizowanym).
  2. W ramach dostarczonych licencji możliwość dowolnego definiowania ról i uprawnień m.in.: project managera, członka zespołu projektowego, generowanie i/lub odczytywanie raportów.
  3. Skonfigurowanie przepływu prac projektu realizowanego zgodnie z metodyką kaskadową wraz z odpowiednim szablonem witryny projektowej.
  4. Skonfigurowanie przepływu prac projektów wraz z odpowiednimi szablonami witryny projektowej.
  5. Skonfigurowanie przepływu prac w zakresie zarządzania portfelem projektów.
  6. Skonfigurowanie systemu zgodnie z wymaganiami (m.in. role, uprawnienia, widoki itp.)
  7. Integracja z systemami zewnętrznymi (m.in. Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange)
  8. Przygotowanie raportów.
  9. Dostarczenie materiałów szkoleniowych oraz przeprowadzenie szkolenia w postaci warsztatów z funkcjonalności systemu.
  10. Wymaganym modelem instalacji jest model „on-premise”.

IV. SZKOLENIE

  1. Przeprowadzenie szkoleń zgodnych zakresem przeprowadzonego wdrożenia. W ilości 30 szt., 4 grupy po ok 8 osób, 2 dni szkolenia każda z grup, w siedzibie zamawiającego.
  2. Przeprowadzenie szkolenia z zakresu administracji i utrzymania wdrożonego rozwiązania. W ilości do 5 szt., 2 dni szkolenia w siedzibie zamawiającego.
  3. Dostarczenie materiałów szkoleniowych

V. WSPARCIE I GWARANCJA

  1. Wymagane jest uwzględnienie w wycenie 24 dni roboczych na działania realizowane ad-hoc, a wykraczające poza zakres prac uzgodniony w umowie. Pula może być wykorzystana w ciągu 12 miesięcy na prace typu modyfikacje (Change-Request) itp.
  2. Wymagana jest 3 miesięczna gwarancja rozruchowa z możliwością wezwania wsparcia na drugi dzień roboczy, na prace wykonane przez wykonawcę.

 VI. OFERTA WINNA ZAWIERAĆ

  1. Koszt wykonania zamówienia z wyceną:
    • Prac,
    • Licencji (z wyszczególnieniem rodzajów),
    • Szkoleń,
    • Gwarancji,
    • Inne.
  2. Wyszczególnienie oferowanego oprogramowania.
  3. Zaświadczenie o wpisie do rejestru działalności gospodarczej KRS.
  4. Referencje – wymagane przedstawienie minimum 2 referencji z dotychczas wykonanych prac z branży informatycznej realizowanych w okresie ostatnich trzech lat o wartości nie mniejszej niż wartość oferowanego niniejszego zamówienia. Jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy niż trzy lata – w okresie działalności.
  5. Ubezpieczenie OC na kwotę 1 000.000,- PLN.
  6. Oświadczenie o niezatrudnianiu obcokrajowców do tego przedsięwzięcia.
  7. Warunki płatności.
  8. Czas realizacji od dnia podpisania umowy (podany w dniach roboczych).

 VII. KRYTERIA OCENY

  1. Cena 70%.
  2. Czas realizacji 20% od chwili podpisania umowy (podany w dniach roboczych)
  3. Doświadczenie 10% – wymagane przedstawienie minimum 2 referencji z dotychczas wykonanych wdrożeń systemów zarządzania w okresie ostatnich trzech lat o wartości nie mniejszej niż wartość oferowanego niniejszego zamówienia. Jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy niż trzy lata – w okresie działalności.

 

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:
P= Pc+ Pt+Pd,
gdzie:
P – suma punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium cena, kryterium termin dostawy oraz doświadczenia,
Pc – ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium cena,
Pt – ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium czas realizacji,
Pd – ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium doświadczenie.

 

A. Zasady oceny w kryterium cena :
Pc = Cof.min / Cof.bad ×70 %,
gdzie :
Pc – ilość punktów przyznanych ofercie w kryterium cena,
Cof.min – najniższa cena wybrana spośród ważnych ofert nie podlegających odrzuceniu,
Cof.bad – cena rozpatrywanej oferty z formularza ofertowego
„70%”- znaczenie procentowe kryterium

 

B. Zasady oceny w kryterium czas realizacji:
Pt=Tofmin/Tofbad x 20%,
gdzie:
Tofmin – najniższy czas realizacji zamówienia wybrany spośród ważnych ofert nie podlegających odrzuceniu,
Tofbad – czas realizacji zamówienia rozpatrywanej oferty z formularza ofertowego,
„20%” – znaczenie procentowe kryterium.

 

C. Zasady oceny w kryterium doświadczenie:
Pd = 0% lub 10%,
gdzie:
0% – przy braku referencji lub złożeniu jednej referencji,
10% – przy złożeniu dwóch i więcej referencji.

VIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SPOSOBU WYCENY PRAC

Dostawca w ramach wyceny powinien uwzględnić następujące założenia:

  1. Realizacja umowy będzie miała miejsce w Polsce w Wojskowych Zakładach Elektronicznych S.A. w Zielonce, część prac może być realizowana zdalnie;.
  2. Wymagane jest uwzględnienie w wycenie 24 dni roboczych na działania realizowane ad-hoc, a wykraczające poza zakres prac uzgodniony w umowie. Pula może być wykorzystana na prace typu modyfikacje (Change-Request) itp.
  3. Wycena musi zawierać informacje o kosztach niezbędnych licencji z podziałem na rodzaje. Dostawca jest zobowiązany do wyceny i przedstawienia w ofercie kosztów realizacji wdrożenia.
  4. Wycena szkolenia na terenie Wojskowych Zakładów Elektronicznych S.A.
  5. Oferta powinna zostać wyceniona w PLN z terminem ważności oferty min. 90 dni od daty jej złożenia.
  6. Wdrożenie powinno zakończyć się do: 14.02.2020r
  7. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć wraz z ofertą wymagania odnośnie infrastruktury informatycznej na potrzeby realizacji niniejszego projektu, tj. w szczególności:
  • Wymagania techniczne względem serwerów (RAM, HDD, procesory, baza danych, ilość oraz rodzaj maszyn, architektura połączeń itp.);
  • Wymagania techniczne względem stanowisk roboczych, na których będą pracowali użytkownicy systemu.

Do formularza oferty Oferent zobowiązany jest dołączyć szczegółową specyfikację przedmiotu zamówienia wskazującą parametry techniczne i funkcjonalności oprogramowania.

X. INFORMACJE DODATKOWE

  • Termin zadawania pytań do  20.12.2019 g. 12:00
  • Termin składania ofert upływa  08.01.2020 g. 14:30
  • Oferty należy składać w Kancelarii Spółki w zamkniętej kopercie z podanym adresem Spółki i dopiskiem „Zakup oprogramowania serwerowego Microsoft Project Server w Wojskowych Zakładach Elektronicznych S.A.”
  • Warunkiem przystąpienia do przetargu jest złożenie oferty z określonym terminem jej ważności – 60 dni.
  • Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
  • Zamawiającego nie obowiązują przepisy ustawy Prawo o Zamówieniach Publicznych, a postępowanie jest prowadzone na podstawie ustawy Kodeks Cywilny oraz wewnętrznych regulaminów obowiązujących w Spółce.
  • Dokumentacja postępowania przetargowego stanowi tajemnicę Spółki i nie będzie udostępniana.
  • O wynikach przetargu Wnioskodawcy zostaną powiadomieni pisemnie lub drogą elektroniczną.
  • Nie jest wymagane wadium.
  • Zamawiający przewiduje wniesienia przez Wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 3% wartości inwestycji.
  • Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi oferent. Złożone oferty nie podlegają zwrotowi.

 

Osoby do kontaktów:

  1. Sprawy formalne:
    Roman Graczyk, tel. wew. 237, mob.: +48 507 129 477,
    e-mail: roman.graczyk@wze.com.pl;
  2. Sprawy techniczne:
    Robert Zugaj, tel. wew. 211, mob.: +48 785 001 956
    e-mail: robert.zugaj@wze.com.pl